|  |
Распоряжение Администрации города Великие Луки от 14.11.1997 № 935-р
"Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства в Администрации города"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВЕЛИКИЕ ЛУКИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 14 ноября 1997 г. № 935-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
В целях повышения эффективности работы с документами в аппарате и структурных подразделениях Администрации города:
1. Утвердить инструкцию по организации делопроизводства в Администрации города согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений Администрации обеспечить строгое соблюдение инструкции всеми работниками подразделений.
Мэр города
А.А.МИГРОВ
Приложение
к распоряжению
Администрации города
от 14 ноября 1997 г. № 935-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ВЕЛИКИЕ ЛУКИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в Администрации города и ее структурных подразделениях в соответствии с основными положениями Единой государственной системы делопроизводства и государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию и распространяется на служебные документы несекретного характера. Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" устанавливается специальными инструкциями.
1.2. Мэр города, заместители главы Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города:
отвечают за своевременное и качественное рассмотрение поступающих документов, предложений, заявлений и жалоб граждан;
обеспечивают контроль за выполнением принятых решений, постановлений и распоряжений мэром города, городской Думой и вышестоящими организациями;
принимают меры к сокращению служебной переписки, не допуская ее по вопросам, которые могут быть решены путем личного обсуждения или переговоров по телефону.
1.3. Ответственность за правильную организацию и ведение делопроизводства возлагается на управляющую делами Администрации города.
1.4. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены со структурой аппарата, установленным регламентом работы и Инструкцией по организации делопроизводства.
1.5. С содержанием служебных документов могут знакомиться только лица, имеющие непосредственное отношение к рассмотрению и исполнению этих документов. Использование служебных документов в печати допускается с разрешения руководства Администрации.
1.6. Порядок приема, регистрации и рассмотрения документов.
Корреспонденция, поступающая в Администрацию независимо от способа ее доставки (курьер, нарочный, корреспондент), принимается Управлением делами.
Прием и передача служебных документов на всех этапах прохождения в аппарате Администрации осуществляется без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.
Постановления, решения и распоряжения вышестоящих организаций передаются под роспись.
Любая передача документов осуществляется через управляющего делами, о чем делается отметка в регистрационной карточке.
Исходящие документы передаются в управление делами для регистрации и отправки.
1.7. Общие требования к регистрации документов.
Каждый документ должен регистрироваться в аппарате Администрации только один раз.
Регистрация документов производится централизованно управлением делами в день их поступления. Регистрационный штамп (приложение 1 не приводится) проставляется на нижнем поле первого листа документа, справа.
При регистрации документов используются справочные материалы, перечень документов, не подлежащих регистрации (приложение 2 не приводится), номенклатура дел Администрации города (приложение 20 не приводится).
1.8. Система регистрации документов.
Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяются регистрационная карточка (приложение 3) или журналы установленной формы.
При регистрации документов, в которых отражено несколько разнородных вопросов, на каждый вопрос составляется дополнительная карточка с индексом основного документа.
В состав индекса входят: индекс дела по номенклатуре и порядковый регистрационный номер. Порядковые номера присваиваются раздельно по видам документов: входящие, исходящие и внутренние документы.
Отправляемые документы индексируются на подлиннике и копии. Копиям и размноженным экземплярам присваивается индекс оригинала. Приложения к оригиналам самостоятельно не индексируются; инициативный и ответный документы имеют индекс, присвоенный при регистрации инициативному документу.
Особенности индексирования отдельных видов документов:
постановления Администрации города получают индекс, который состоит из порядкового номера распорядительного документа в пределах календарного года;
протоколы заседаний комиссий Администрации нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года по каждой комиссии отдельно;
распоряжения по основной деятельности и по личному составу нумеруются в пределах календарного года арабскими цифрами раздельно. Индекс распоряжения по основной деятельности состоит из порядкового номера и индекса "р" (1-р), по личному составу (1-рл).
1.9. Рассмотрение документов, содержание и порядок составления резолюции.
Резолюция должна быть конкретной и содержать: фамилию исполнителя в форме дательного падежа, указание о порядке и характере исполнения, о взятии на контроль и порядке контроля, срок исполнения. При необходимости - срок представления и виды информации об исполнении, подпись автора резолюции, дату ее подписания. Например:
т. Ивановой И.Л.
Прошу до 10.11.97 подготовить проект распоряжения о распределении пиломатериалов.
Личная подпись
04.11.97
Поступившая почта рассматривается руководителем, как правило, в день поступления.
Резолюции имеет право писать мэр города, его заместители, управляющий делами, руководители структурных подразделений, организующие исполнение документов.
Документ, исполнение которого должны осуществлять несколько исполнителей, передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.
Резолюция пишется на первой странице документа, на специально отведенном месте в соответствии с ГОСТом 6.39-72 (между адресом и текстом). Если необходимо ознакомить руководителей структурных подразделений, прикладывается лист с указанием фамилии, личной подписи и даты ознакомления.
Сложный по исполнению документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких руководителей) соответственно этапам исполнения. При этом последующие резолюции не должны противоречить первой, в них должны конкретизироваться срок и порядок исполнения, исполнитель.
2. Составление и оформление служебных документов
2.1. Общие правила.
При подготовке документов должны соблюдаться правила, установленные действующими законодательными и нормативными актами, ГОСТами на распорядительную документацию, настоящей Инструкцией.
Документы оформляются на листах писчей бумаги форматов А4 (210 х 297) и А5 (210 х 148) по ГОСТу 9327-60. Для отдельных видов плановых, учетных и отчетных документов допускается применение формата А3 (297 Х 420).
Все исходящие и большинство внутренних документов должны изготавливаться машинописным способом. Некоторые внутренние документы (докладные записки) могут оставаться в рукописном виде.
2.2. Оформление реквизитов документов.
Каждому виду документов соответствует определенная совокупность реквизитов (приложение 4). Документы, изданные Администрацией города совместно с другими учреждениями, должны иметь совместные реквизиты.
Все виды исходящих документов и часть внутренних документов (подлинники постановлений, распоряжений) оформляются на бланках Администрации, изготовленных типографским способом.
2.3. Наименование документов.
Наименование документа проставляется на всех документах (постановление, протокол, распоряжение, справка и др.), кроме писем.
2.4. Заголовок.
Заголовок проставляется к каждому документу. Заголовок должен раскрыть существо вопроса, поставленного в документе. Исключение составляют документы, текст которых печатается на бланках формата А5, телефонограммы, извещения.
Заголовок к тексту обязателен в документах, оформляемых на бланках или листах бумаги формата А4. Заголовок, как правило, начинают с предлога "о", "об" (о чем документ), печатают от 0 положения табулятора машинки до половины страницы (28 печатных знаков) через один интервал. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков, то его допускается продлевать до границы правого поля документа.
2.5. состоит из констатирующей части, где излагаются факты, события или даются ссылки на документы, послужившие основанием составления документа; вторая часть содержит выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения. Констатирующая часть текста может отсутствовать в случаях, когда не требуется констатации фактов и т.д. (письмо с просьбой о выделении, об оказании помощи, распоряжение с одной распорядительной частью).
Текст, сложный по содержанию документов, делится на разделы, подразделы и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Построение текста каждого вида документа имеет особенности, соответствующие функциям этих документов.
2.6. Адресат - реквизит документа, в который входит почтовый адрес, название адресата (учреждение или лицо, которому он направляется). Адресат проставляется на документах, отправляемых в другие учреждения, и на внутренних документах. Внешний документ может быть адресован в учреждение, структурное подразделение или должностному и частному лицу. Внутренний документ адресуется только должностному лицу.
Когда документ адресуется учреждению, название учреждения и структурного подразделения пишутся в именительном падеже.
Если документ отправляется более чем в три адреса, то составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа проставляется только один адресат.
При адресовании документа частному лицу, первой строкой указывается: почтовый индекс, город. Второй строкой - улица, номер дома, корпуса, квартиры. Третьей строкой - фамилия и инициалы:
182100, г. Великие Луки,
ул. Ботвина, д. 11, корп. 2, кв. 73.
т. Тихомирову И.А.
Если документ адресуется непосредственно руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата:
Генеральному директору
объединения "Псковхимлегмаш"
Горбунову С.Н.
180600, г. Псков,
пр. Октябрьский, д. 50.
Если документ адресуется в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно:
Руководителям отделов и управлений
Администрации города Великие Луки
2.7. Дата документа - одна из дат (подписания, утверждения или составления) в зависимости от его вида и назначения. Например: для справки, докладной записки - дата составления; для решения, распоряжения, постановления - дата подписания; для письма - дата регистрации; для протокола - дата состоявшегося заседания; для документов, подлежащих утверждению и согласованию, - дата утверждения, согласования.
Датируются все отметки, отражающие прохождение и исполнение документа: резолюции, отметки о регистрации, исполнении, направлении в дело и т.д.
Дата, как правило, имеет шестизначное обозначение и проставляется арабскими цифрами: 23 февраля 1998 года обозначается 23.02.98 Место проставления даты определяется формуляром каждого вида документа.
При обозначении в документах временного периода (план на 1997 - 1998 годы) второй год следует указывать полностью. При включении в дату конкретного месяца, слово месяц не указывается (в июне 1997 года, но не в июне месяце 1997 года).
2.8. Номер - обязательный реквизит документа. Для постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и других внутренних документов - это порядковый номер, для писем - исходящий и входящий номера по карточке или регистрационному журналу. Номер, дата и ссылка на номер и дату оформляются машинописным способом при печатании документа.
2.9. Подпись является обязательным реквизитом подлинного документа. В подпись включаются: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка. Наименование должности лица, подписавшего документ, может быть полным или сокращенным. Сокращение допускается за счет наименования учреждения, если документ подготовлен на бланке: "Мэр города", "Управляющий делами", без дальнейшей детализации, наименования Администрации.
Документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти и управления, должны подписываться мэром города, а в случае его длительного отсутствия - первым заместителем главы Администрации. Другие документы подписываются в соответствии с распределением обязанностей между мэром города, заместителями главы Администрации и управляющим делами.
В случае отсутствия лица, имеющего право подписывать документ, он должен печататься с указанием должности и фамилии лица, которое будет фактически подписывать его. Не разрешается ставить отметку "за" и расписываться другому лицу.
На копиях распорядительных документов, размноженных для рассылки, подпись не ставится. На постановлениях и распоряжениях Администрации, приложениях к ним ставится печать Управления делами.
Основная часть документов подписывается одним лицом. Две подписи имеют протоколы и некоторые специальные документы (плановые, отчетные).
2.10. Визы на проекте документа проставляются и свидетельствуют о согласии или несогласии заинтересованных лиц (учреждений) с его содержанием. Руководитель обязан завизировать проект документа и имеет право высказать несогласие в виде замечания к проекту или к конкретному пункту проекта. Возражение или предложение излагается на листе согласования либо на свободном месте последнего листа проекта, или на отдельном листе в виде записки.
Визы о согласии с текстом документа могут оформляться двояким способом. Первый: проставление подписи визирующего, расшифровки подписи и даты - используется при визировании, если для данного документа не предусмотрено обязательное согласование путем проставления грифа "Согласовано".
Второй: проставление грифа "Согласовано" при внешнем согласовании, когда специальными инструкциями предусмотрена обязательность согласования. Гриф согласования состоит из слова "Согласовано", полного наименования должности, включая наименование организации, личной подписи, ее расшифровки и даты и располагается ниже подписи руководителя, подписавшего документ:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы Администрации
(Подпись) и.о. фамилия
12.03.98.
В том случае, когда документ требует согласования с руководителями нескольких организаций, грифы согласования располагаются на одном уровне:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Зав. финансовым отделом Зав. отделом финансового
Администрации города обеспечения Администрации
города
(Подпись) и.о. фамилия (Подпись) и.о. фамилия
03.11.97. 03.11.97.
Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах, которые остаются в Администрации. Замечания или дополнения к проекту письма излагаются на свободном от текста месте листа или на отдельном листе.
Визы лиц, подготовивших проект распоряжения, и лиц, согласовывающих его, проставляются на первом экземпляре, последнем листе проекта (Приложение 6-6/1).
В качестве составителя проекта документа указывается руководитель структурного подразделения или организации, подготовившей проект решения, распоряжения, письма. На рассылаемых копиях решений и распоряжений виза не ставится.
2.11. Утверждение.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения. При утверждении документа постановлением, распоряжением, гриф утверждения состоит:
Утверждено
распоряжением Администрации города
от 10.12.97 № 890.
При утверждении документа в порядке единоначалия (мэром города, его заместителями, управляющим делами, руководителями структурных подразделений) гриф утверждения состоит из слова "Утверждаю", полного наименования должности лица, включая наименование организации, личной подписи, ее расшифровки и даты:
Утверждаю:
Мэр города Великие Луки
(Подпись) и.о. фамилия
15.03.98
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
2.12. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения подлинности, содержащих обязательства, гарантии или выражающих какие-либо права. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица. Оттиск печати должен захватывать наименование должности и подпись лица, подписавшего документ. В общем делопроизводстве Администрации города применяются круглая гербовая печать и круглая печать управления делами.
2.13. Отметки отражают все этапы прохождения (исполнения) документа. Отметка об исполнении и направлении документа в дело делается от руки и состоит из краткой справки об исполнении (если не приложен документ, характеризующий исполнение), указания номера дела, в которое документ должен быть помещен, подписи исполнителя, даты.
В дело 9
Вопрос решен положительно
по телефону с зам. заведую-
щего финансового отдела
т. и.о. фамилия
личная подпись
15.02.98
При отправлении документа, подлежащего возврату, ставится штамп или делается отметка "Подлежит возврату". Отметки о поступлении документа и о взятии его на контроль ставятся штампами, "На контроль".
Все отметки делаются на свободном от текста поле документа в соответствии с формуляром-образцом. Отметка о поступлении - на нижнем поле, справка; отметка о взятии на контроль - на левом поле, рядом с заголовком документа; отметка об исполнении и направлении в дело - на нижнем поле, слева, там же (выше) ставится и отметка об исполнителе документа.
2.14. Приложения оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документам.
Если приложение - самостоятельный документ, направляемый с сопроводительным письмом, в письме дается его точное наименование, а после текста письма делается отметка: Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Приложения: 1. Справка об экономическом состоянии фабрики "Вымпел" на 5 л. в 1 экз.
2. Распоряжение Администрации города от 17.02.98 № 71 на 2 л. в 1 экз.
Если приложение поясняет или дополняет содержание основного документа (приложение к протоколу, приложение к инструкции), то в тексте основного документа делается ссылка на него. Если приложений несколько, то в верхнем правом углу листа (первого) каждого приложения указывается "Приложение 1", "Приложение 2".
На приложении, вводимом в действие нормативным актом, на приложении к постановлению или распоряжению делается отметка:
Приложение
к постановлению Администрации города
от 12.02.98 № 47
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
2.15. Копия и выписка из документа должны быть оформлены и удостоверены соответствующим образом, при этом внесены все исправления, сделанные при подписании подлинника. Копия, снятая в специальных целях, заверяется работником, выдавшим ее.
Верно:
-----------------------------------------------------------
должность подпись инициалы и фамилия
дата
Вверху документа проставляется слово "Копия". На подлиннике документа делается отметка, кому и когда выдана копия.
На выписке из документа и на копии, снятой с подлинника, проставляется печать управления делами.
3. Подготовка и оформление отдельных видов документов
3.1. Основные требования к содержанию проекта постановления.
Не допускать противоречия действующему законодательству; четко излагать содержание текста предписываемых действий и сроки их исполнения; учитывать все прежние постановления по данному вопросу и увязывать с ними вносимые предложения; в случае если вновь принимаемое постановление исключает действие ранее принятых по этому вопросу постановлений, следует указать: постановление от 18.08.97 № 255 "О..." считать утратившим силу; исключать: необходимость выпуска каких-либо документов в дополнение или изменение прилагаемого проекта; расплывчатые и неконкретные формулировки и возможность двоякого толкования.
Проекты постановлений, подготовленные с нарушением установленных требований, должны немедленно возвращаться для доработки автору.
3.2. Правила оформления проекта постановления.
Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать основному содержанию постановления "О..." "Об утверждении...", "Об изменении..." (о чем постановление). Текст постановления должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых действий и основания, вызывающие принятие постановления. Если основанием к подготовке постановления является документ вышестоящей организации, то указываются наименование, дата, номер, заголовок к тексту этого документа. Констатирующая часть постановления может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Вторая часть постановления должна начинаться со слова "Постановляю", которое пишется прописными буквами с новой строки. Затем в повелительной форме указывается, кому, какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.
Вторая часть делится на пункты, если постановление предписывает несколько различных по характеру действий. Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя. В качестве исполнителя могут быть указаны учреждения, организации и должностные лица (исполнение действия предписывается конкретному лицу).
В последнем пункте распорядительной части постановления указываются должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением документа, исполнители и сроки представления информации о ходе выполнения или о выполнении постановления.
Сокращение распорядительной части возможно за счет вынесения предписываемых действий в приложение в виде плана мероприятий, плана заседания и т.д. В этом случае в распорядительной части постановления содержится пункт об их утверждении. В правом верхнем углу первой страницы приложения делается ссылка на данное постановление. Приложение к постановлению визирует руководитель структурного подразделения, подготовивший проект.
На последнем листе первого экземпляра проекта должна быть отметка: проект подготовил и завизировал, должность, подпись руководителя отдела, управления, комитета, ее расшифровка. Визы должностных лиц, от которых зависит практическое выполнение принимаемого постановления, проставляются на специальном листе согласования.
В случае несогласия с содержанием проекта, визирующий должен сделать отметку об этом на листе согласования и приложить расписку с обоснованием своего мнения.
Проект постановления и приложения к нему печатаются на одной стороне листа через 1.5 интервала и передаются заместителю главы Администрации, управляющему делами, курирующим отрасль. Одновременно передается справка, обобщающая результаты изучения и анализа вопросов, поставленных в постановлении, наименование учреждений, которым должно быть разослано постановление для исполнения.
Оформленный соответствующим образом проект документа вместе с другими документами и листом согласования передается в управление делами.
3.3. Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый мэром города в целях разрешения вопросов, не требующих коллегиального решения. Большинство распоряжений состоит только из распорядительной части. В текст распоряжения при необходимости включается констатирующая часть, которая помещается в начале документа и начинается со слов: "В целях...", "В связи...", "В соответствии..." и т.д.
Распоряжения подписываются мэром города, а в его отсутствие - первым заместителем главы Администрации. Регистрируются и подшиваются распоряжения отдельно по основной деятельности и по кадрам.
3.4. Порядок размножения и рассылки постановлений и распоряжений.
Для организации исполнения постановления и распоряжения могут быть размножены в типографии или машинописным способом, в зависимости от тиража и объема текста. Способ размножения определяется управляющим делами. Рассылка постановлений, распоряжений и выписок из них осуществляется управляющим делами по спискам, подписанным руководителем организации, готовившей проект, в сроки, установленные регламентом.
3.4. Доклад может иметь краткую форму в виде тезисов. На первом листе должен быть указан заголовок доклада. Текст печатается на листах бумаги формата А4. Для удобства прочтения доклад печатается на одной стороне листа, через 2 интервала. В конце текста должны проставляться подпись автора - докладчика, дата составления и, если необходимо, - визы лиц, с которыми доклад согласовывался.
3.5. Докладная записка.
Докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, должны оформляться на бланках формата А4. Заголовок записки оформляется в соответствии с общими требованиями. Датой докладной записки является дата ее подписания автором.
Докладные записки, остающиеся для внутреннего пользования, могут оформляться без бланка на листе бумаги формата А4 с соблюдением всех общих требований к формуляру докладной записки. Номер докладной записки как внешней, так и внутренней проставляется при регистрации (порядковый номер по переписке).
3.6. Справка.
Справки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланках. Остающиеся для внутреннего пользования - без бланка на листе бумаги формата А4 с соблюдением всех общих требований к формуляру справки. Номер справки проставляется при регистрации в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
Справки, выдаваемые на основании документов Администрации города по просьбе заинтересованных лиц, содержащие сведения о их работе и др., подписываются руководителями Администрации.
3.7. Акт - документ, составленный несколькими лицами или специально созданной комиссией и подтверждающий установленные факты и события. В Администрации акты составляются при смене руководства, при уничтожении дел, инвентаризации имущества и т.д.
Акт составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов. Текст акта состоит из двух частей. В первой части указывается основание (документ, устное распоряжение), кем составлен, кто присутствовал. Во второй части отмечается существо проведенной работы, выводы и заключения. В конце текста акта указываются сведения о количестве отпечатанных экземпляров и кому они переданы.
Подписывают акт председатель комиссии, все члены комиссии и лица, присутствующие при проверке. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту. Датой акта является дата утверждения. Акт утверждает тот руководитель, по указанию которого составлен акт.
3.8. Письмо.
Письма составляются для оформления просьбы, ответа на просьбу и краткого сообщения информационного характера. Письма оформляются на бланках формата А4 и А5 в зависимости от объема текста. К письмам, оформленным на бланке формата А4, должен составляться заголовок.
Сопроводительные письма посылаются с документами Администрации, не имеющими адресующей части (сведения, протокол и т.д.), если необходимо изложить дополнительные сведения, просьбу, задание по поводу высылаемого документа, при пересылке документа, составленного другим учреждением или частным лицом.
В одном письме не следует запрашивать сведения по разнородным вопросам, ответное письмо должно содержать сведения, точно соответствующие смыслу письма запроса, в письме-ответе должна быть обязательна ссылка на письмо-запрос.
Письма подписывают: мэр города - направляемые в вышестоящие органы; заместители главы Администрации и управляющий делами (по курируемым вопросам) - в соответствующие отделы, управления, областные организации, учреждения, предприятия.
Подпись и визы оформляют в соответствии с требованиями, изложенными в п. 2.9 и 2.10 Инструкции.
3.9. Телеграмма.
Текст излагается сжато, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается смысл), без поправок и исправлений. Отметка об особом виде категории телеграммы делается перед адресатом. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер или название того документа, на который дается ответ. Все другие реквизиты телеграммы оформляются в соответствии с требованиями учреждения связи.
3.10. Телефонограмма.
В тексте должно быть не более 50 слов. Следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Датой телефонограммы является дата ее передачи в учреждение адресат. Телефонограммы записываются в специальный журнал, в котором должно быть два отдела: для получаемых и отправляемых телефонограмм. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, исполнитель должен составить список учреждений с указанием их номеров телефонов.
3.11. План.
Текст плана может состоять из двух частей: вводной и основной. В первой объясняются цели, задачи и средства исполнения, обоснования и т.д. Основная часть плана должна отражать намеченные мероприятия (вид, объем, количественные показатели, срок исполнения и лиц, ответственных за исполнение).
4. Требования к текстам документов.
4.1. Общим требованием к тексту документа является краткость, ясность и точность его изложения.
4.2. Содержание издаваемых распорядительных документов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их.
4.3. Документы с ограниченным сроком действия (с ограниченной юридической силой) должны иметь об этом ссылку в тексте.
4.3. должен излагаться от третьего лица единственного числа, так как автор документа в большинстве случаев выступает как лицо юридическое от имени официального органа ("Администрация рассмотрела предложения...", "Комиссия провела работу..."), либо от первого лица множественного числа ("Управление образования и отдел культуры Администрации города просят...").
От первого лица единственного числа излагается текст распорядительных документов единоначальных органов (приказы структурных подразделений - приказываю).
От первого лица единственного числа излагается текст документов, исходящих от конкретных лиц (заявления, докладные и объяснительные записки и др.): "Прошу предоставить отпуск...", "Считаю необходимым...".
В распорядительных актах коллегиальных органов используется форма изложения текста от третьего лица: "Комиссия решила..."
4.5. Сложные предложения следует заменять простыми. Для краткости изложения придаточное предложение целесообразно заменить причастным и деепричастным оборотами: "Контроль за организацией работы с обращениями граждан возложить на зав. общим отделом т. Иванову И.И., освободив ее от обязанностей..."
4.6. Текст документов формата А4 печатается на одной стороне листа через полтора межстрочных интервала. Документы формата А5 разрешается печатать через один межстрочный интервал. Документы, предназначенные для типографского издания или устного прочтения, тексты телеграмм или телефонограмм следует печатать через два интервала.
4.7. При наличии в тексте документа примечания или выделенного самостоятельного пункта ссылки на акт вышестоящего органа, послужившего основанием к изданию документа, слова "Примечание", "Основание" печатаются от края левого поля (положение табулятора пишущей машинки), текст примечания (основания) печатается столбцом через один межстрочный интервал, между составными частями текста оставляется полтора интервала.
Примечание: 1. Порядок принятия решений, устанавливающих
административную ответственность, закреплен
в законодательстве РФ
5. Контроль за сроками исполнения документов
5.1. Общие положения.
Контроль за качественным исполнением поручений, содержащихся в документах, осуществляется руководителями Администрации и ее структурных подразделений или уполномоченными лицами.
Ответственным исполнителем считается лицо или учреждение, названное в резолюции руководителя Администрации, а также в распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях) первым. Все перечисленные в резолюции (постановлении, распоряжении) исполнители в равной степени ответственны за качественное и своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представлять все необходимые материалы и сведения. Обобщение представленных исполнителями материалов и сведений возлагается на ответственного исполнителя.
Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководства Администрации или заведующего отделом передать неисполненные документы другому исполнителю, а также поставить об этом в известность управляющего делами. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.
В случаях увольнения или перехода исполнителя в другое структурное подразделение Администрации документы передаются по акту.
5.2. Сроки исполнения документов.
Законодательно-распорядительные документы исполняются в сроки, указанные в них.
Сроки исполнения документов, если они не определены в самом документе или резолюции руководителя, следующие: решения областного Собрания депутатов, постановления и распоряжения Администрации области - в течение 10 дней, запросы, заявления письма депутатов по их депутатской деятельности, требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, требующие проверки - до 30 дней; рекомендации постоянных комиссий депутатских групп - до 30 дней; письма-просьбы, запросы организаций, учреждений и предприятий с резолюцией мэра города и его заместителей - до 10 дней; телеграммы, телефонограммы - безотлагательно, требующие дополнительной проверки - до 3 дней.
Документы вышестоящих органов, требующие ответа - до 10 дней; предложения, заявления и жалобы граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней, требующие проверки - до 30 дней. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в организациях не позднее 7 дней со дня поступления.
Критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати областного Собрания депутатов, исполняются в срок до 1 месяца, в материалах заседаний городской Думы - до 10 дней. Сроки исполнения документов исчисляются со дня поступления их в Администрацию.
Сроки исполнения, установленные постановлением, распоряжением Администрации, изменяются только мэром города.
Продление срока подготовки и принятия решений и распоряжений Администрации во исполнение решений, постановлений и распоряжений вышестоящих органов сверх установленных 10 дней со дня их поступления в Администрацию возможно только мэром города.
5.3. Снятие документов с контроля.
Документ считается исполненным и может быть снят с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и задачи и об этом извещены все заинтересованные организации и лица.
Промежуточный, неполный и неясный ответ, а также запрос по исполняемому документу не могут быть основанием для признания документа исполненным.
Контрольные решения городской Думы снимаются с контроля решением Думы, постановления и распоряжения Администрации - мэром города.
Результаты выполнения постановления (распоряжения) Администрации города отражаются в справке, которая составляется ответственным исполнителем, подписывается руководителем Администрации, на которого возложен контроль за выполнением данного постановления (распоряжения), и передается сотруднику, ответственному за контроль в Администрации, который готовит проект постановления, распоряжения Администрации о снятии с контроля документа.
Все другие документы особого контроля снимаются с контроля руководителями Администрации.
Основанием для снятия с контроля внутреннего документа или поручения является наличие соответствующих материалов (планы, сводки, информации, справки) с отметкой руководителей Администрации, давших поручения, "В дело".
Основанием для снятия с контроля документа является также отправка ответного документа.
Если не предполагается отправка ответного письма или другого вида документа, отметка об исполнении документа и снятии с контроля на документе и в регистрационно-контрольной карточке должна содержать краткое изложение решения поставленного в документе вопроса. Все снятые с контроля документы должны иметь отметку об исполнении, которая переносится с документа в регистрационно-контрольную карточку. В регистрационно-контрольной карточке должна быть указана дата исполнения документа, номер дела, в котором находятся все материалы, краткое изложение решения поставленных вопросов. Регистрационно-контрольные карточки документов с отметкой об их исполнении переносятся в раздел контрольной картотеки на исполненные документы.
Данные об исполнении контрольных документов сообщаются сотруднику, ответственному за контроль в Администрации, который составляет сведения.
6. Организация и учет документооборота
6.1. Общие требования.
Прохождение и исполнение документов должно быть оперативным, все операции выполняются в порядке и последовательности, указанных в Инструкции. В организации документооборота должны строго выполняться и четко разграничиваться функции лиц, ответственных за исполнение и контроль.
Документы на рассмотрение для исполнения систематизируются и передаются в специальных папках.
Документы, полученные управлением делами для отправки, передаются в отделение связи в тот же день. Несколько документов одновременно отправляются в один адрес, вкладываются в один конверт.
6.2. Порядок прохождения и исполнения входящих документов.
Первоначальная обработка входящих документов состоит из проверки правильности доставки, соответствия вложений, штемпелевания даты и номера получения. Конверты после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда необходимо установить адрес отправителя или иметь доказательство о дате отправки и получения документа.
Управляющий делами предварительно рассматривает поступившие документы и устанавливает, какие из них подлежат передаче руководству Администрации по курируемым вопросам, в структурные подразделения, непосредственно исполнителям, при этом строго руководствуется распоряжением о распределении обязанностей между руководством Администрации, должностными инструкциями работников Администрации, номенклатурой дел.
Мэру города, как правило, передаются на рассмотрение документы, присланные Администрацией области, областным Собранием депутатов и другими вышестоящими организациями, документы по перспективному планированию, по финансовым и бюджетным вопросам, критические выступления в органах печати, документы по принципиальным вопросам деятельности Администрации. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние передаются на рассмотрение вместе с поступившим документом. Аналогично следует поступать с ответом на запрос.
Срочные документы должны передаваться по назначению не позже чем через час после получения. Их следует обрабатывать и направлять на исполнение в первую очередь.
Дальнейшее прохождение и исполнение документов определяется руководством Администрации в зависимости от назначения каждого документа (непосредственное исполнение, рассмотрение и ответ, принятие практических мер, организация и внедрение, согласование и утверждение, для сведения, для руководства в практической работе).
6.3. Учет объема документооборота.
Данные по объему документооборота Администрации систематически анализируются и учитываются при осуществлении мероприятий по совершенствованию постановки делопроизводства, для анализа загруженности в работе сотрудников Администрации.
7. Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
7.1. В соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 13.10.81 № 986 "О порядке ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях" и Типовым положением, утвержденным постановлением Государственного Комитета СССР по науке и технике, Государственного Комитета СССР по стандартам и Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 30.11.81 № 463/162/290, делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.
Личную ответственность за состояние делопроизводства несет руководитель Администрации. Он систематически проверяет порядок ведения делопроизводства и принимает меры к совершенствованию этой работы, которая должна отвечать требованиям о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
7.2. Все поступившие предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, зарегистрированы на контрольных карточках в день их поступления.
Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправления или получения письма, а также в других необходимых случаях.
При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.
На карточке и письме делается отметка "Письмо принято во время приема", регистрационный номер, индекс предложения, заявления, жалобы указывается в регистрационном штампе, место проставления и форма которого определена ГОСТом 6.39-72. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например, Д-140). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность писем граждан.
7.3. Повторным предложениям граждан при поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "Повторно". Повторные письма докладываются руководству Администрации с приобщением предыдущих обращений и материалов по их проверке.
Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица или от группы лиц по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие на рассмотрение в Администрацию, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).
7.4. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и их анализу. Карточки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили письма, по тематике затронутых вопросов. В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили предложения, заявления и жалобы.
7.5. Контроль за своевременным разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан возлагается на руководителя Администрации, который обязан обеспечить своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по ним решений.
Письма граждан, которым требуется сообщить результаты рассмотрения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях, жалобах в месте, установленном ГОСТом 6.39-72, проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".
Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, жалобы, заявления. Решение о снятии с контроля писем принимает мэр города или лицо, исполняющее обязанности в его отсутствие.
7.6. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители Администрации. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.
7.7. Не допускается направление писем граждан на рассмотрение тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
Письма, взятые на контроль в Администрации, исполняются, как правило, работниками аппарата Администрации. На контроль в управление делами берутся все письма, по которым требуется ответ о результатах и принятых мерах.
Если по письму руководителем Администрации дано поручение нескольким исполнителям, то работа по его исполнению координируется руководителем, указанным в резолюции первым. Письма, а также устные обращения граждан, поступившие в Администрацию, разрешаются в срок, не более месяца, а не требующие дополнительного изучения, - безотлагательно. В тех случаях, когда для рассмотрения письма заявления или жалобы необходимо дополнительное время для более полного установления фактов и причин, сроки рассмотрения могут быть продлены руководителем Администрации. Если письмо поступило из вышестоящего органа, то срок рассмотрения может быть продлен только с его разрешения. О продлении срока делается отметка в карточке.
На каждое письмо или устное обращение автору должен быть дан ответ в срок, установленный для его рассмотрения.
Каждое письмо, заявление гражданина должно быть тщательно проверено, по результатам проверки представлена справка, содержащая исчерпывающие ответы на все поставленные вопросы, оценку подтверждающих фактов, сведения о том, какие по ним приняты меры, когда и кем дан ответ автору письма.
Результаты проверки писем докладываются справкой за подписью руководителей отделов, начальников управления, организаций, а в их отсутствие - лицами, замещающими руководителей, снимаются с контроля руководством Администрации. Ими же снимаются с контроля письма, направляемые с поручениями в другие организации.
Если письмо рассматривалось несколькими организациями, то представляется общая справка за подписью руководителей этих организаций.
По письмам, находящимся на контроле в вышестоящих органах, проект ответа визируется исполнителем, подписывается ответ мэром города, в его отсутствие - первым заместителем.
Ответы в другие органы могут быть подписаны заместителями главы Администрации, письменный или устный ответ может быть дан руководителем той организации, учреждения, в которое было направлено письмо для рассмотрения.
Ответ должен быть кратким, четким, отвечать на все поставленные в письме вопросы. В нем указывается, кем и когда заявителю сообщено о результатах рассмотрения его письма.
7.8. Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на управление делами.
Для хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, как правило, устанавливается пятилетний срок.
В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией Администрации может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.
Решение экспертной комиссии об увеличении сроков хранения документов по письмам граждан и отборе их для хранения подлежит обязательному утверждению управляющим делами.
7.9. Дела, подлежащие постоянному, а также временному хранению, передаются в архив Администрации после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном законом.
7.10. Записи в журналах или на карточках о приеме граждан по личным вопросам делает мэр города, заместители главы Администрации. Записи делаются четко черными или синими чернилами. Устные обращения, по которым даны обещающие ответы, берутся на контроль и снимаются с него после полного их разрешения. Сообщения об отклонении просьбы должны быть мотивированы, обоснованы, в необходимых случаях иметь ссылку на закон или иной правовой акт. Недопустимы записи "Разъяснено", "Отказано" или "В Вашей просьбе отказано в связи с отсутствием оснований для ее удовлетворения". Следует указать конкретно, какое дано разъяснение или на основании чего отказано.
Если личный прием проводился в населенном пункте, на предприятии или в организации, в выходной день или в вечернее время, то об этом делается отметка. Карточки или журнал хранятся в Администрации и выдаются лицу, ведущему прием. Контроль за исполнением поручений руководства по устным обращениям граждан осуществляет специально назначенное должностное лицо (инспектор по жалобам).
Прием граждан проводится руководством Администрации по графику, утвержденному мэром города.
7.11. Инспектор по жалобам анализирует характер, сроки и причины возникновения письменных и устных обращений граждан, осуществляет контроль за сроками рассмотрения их исполнителями, при необходимости выходит с предложениями к руководству Администрации.
7.12. Секретари, делопроизводители, инспекторы, инструкторы и т.д. не вправе принимать решения по обращениям, а могут давать только советы, консультации по просьбе посетителей.
8. Составление номенклатуры, формирование дел и подготовка их для сдачи в архив
8.1. Номенклатура дел Администрации разрабатывается управляющим делами, согласовывается с государственным архивом и утверждается мэром города. В конце каждого года номенклатура уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.
8.2. В номенклатуру включаются все дела и документы, образующиеся в Администрации и действующих при ней об общественных органов. Переходящие дела вносятся в номенклатуру под одним номером в течение срока, необходимого для решения вопроса. При возникновении дел, не предусмотренных номенклатурой, в нее вносятся дополнения.
8.3. В дело группируются документы одного года (за исключением переходящих дел) раздельно постоянного и временного хранения. Расположение документов внутри дел производится в порядке разрешения вопросов, хронологии и т.д. Эти признаки могут комбинироваться. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.
8.4. На дела постоянного хранения составляются описи, которые утверждаются экспертно-проверочной комиссией архивных органов. Дела подшиваются в твердые обложки и оформляются в соответствии с требованиями архива.
8.5. Экспертиза ценности документов проводится экспертной комиссией, назначаемой распоряжением Администрации, с участием работников государственных архивов.
Заседания комиссии протоколируются. Отбор документов к уничтожению оформляется актом, утверждаемым управляющим делами. Уничтожение документов производится после утверждения описей на дела постоянного хранения за соответствующий период.
------------------------------------------------------------------
--> примечание.
Указанные в тексте документа приложения не приводятся.
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
--------------------
|  | |
|
